Maledettissime riunioni! Perché le riunioni di lavoro non funzionano

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Benvenuti in Rifocast, i podcast del riformista. Benvenute e benvenuti su Ti do la mia parola, il mio podcast in collaborazione con il riformista. Io sono Andrea Laudadio e ogni settimana ti darò una parola, la mia parola, per capire il mondo del lavoro. La parola di oggi è riunione. Oddio che brutta parola e tu proprio ad agosto ne vuoi parlare?

Sì, perché oggi ti spiego perché la tua agenda è piena e le tue giornate sono vuote. C'entra una malattia, ha un nome, ha dei sintomi, ha delle varianti e ha persino una cura. Ma no, l'importante è che tu non pensi mai che la colpa sia tua. Francia. Siamo a fine ottocento.

Alle porte di Parigi c'è una scuola superiore di agronomia. Ci insegna un professore di ingegneria agraria. Si chiama Max Riesel. Ringelmann. Ringelmann studia una cosa sola tutta la vita, i motori umani.

Quanto lavoro produce un bue, quanto un cavallo, ma soprattutto quanto un uomo. Misura tutto, con la pazienza, di chi pesa persino il fieno. Un giorno prende una corda, la aggancia a uno strumento che misura la forza di trazione e chiama i suoi studenti. Tira uno studente da solo, lo strumento segna la sua forza, facciamo conto cento. Tirano in due, ti aspetteresti 200 e invece lo strumento dice un po' di meno.

Tirano in otto e qui succede la cosa strana. Ciascuno degli otto sta tirando all'incirca la metà di quanto tirava da solo. Nessuno bara e nessuno è pigro. Nessuno se ne accorge, nemmeno tra di loro. La questione è nella corda.

Più mani ci sono sopra, meno tira ciascuna mano. Ringelmann, questa scoperta straordinaria la pubblica nel 1913 su una rivista di agronomia, quindi tra articoli in cui si parla di buoi e di altre cose agricole c'è questa ricerca straordinaria che però rimane dimenticata per 70 anni. Poi qualcuno riscopre quell'articolo e scopre che il professore dei buoi aveva misurato per primo la legge fondamentale di ogni sala riunioni del pianeta Terra. Se a settembre, quando tornerai al lavoro, aprirai il calendario e proverai un senso di piccolo lutto, questo episodio fa al caso tuo. Ti sei mai chiesto perché più persone ci sono in una stanza, meno cose succedono?

Sì, lo so, di questa cosa avevamo accennato in un altro episodio, ma me l'hanno chiesto in tanti e ho pensato che valeva la pena svilupparlo in un episodio speciale. Oggi parliamo di riunioni ITE. che come ogni epidemia seria, ha le sue varianti. Io ho provato a classificarle, da medico immaginario, con pazienti però verissimi. E vediamo se in qualcuna di queste ti ci riconosci.

La prima, variante 1, la riunione epistolare. È l'email travestita da riunione. Qualcuno ha scritto un testo e ha pensato« E se lo leggessi ad alta voce davanti a 15 persone, 50 minuti di monologo che potevano essere semplicemente una pagina di Word?» Variante 2. La riunione ricorsiva. È la riunione convocata per decidere la data della prossima riunione.

Unico caso documentato in letteratura di malattia che si riproduce da sola. Variante 3. La riunione fantasma. Su Outlook risulti occupato. Ti invitano lo stesso.

Dici che non puoi. Ti rispondono va bene, puoi anche non esserci. E allora la domanda che ci facciamo è perché mi ha invitato? Variante 4. La riunione da palcoscenico.

Una persona parla, gli altri fanno da pubblico. Non è una riunione ma è un piccolo TED Talk senza applausi e senza uscita purtroppo. Variante 5. La riunione planetaria. 15 persone, 10 non sanno perché sono lì, 5 controllano LinkedIn nel frattempo, ogni decisione richiede grosso modo quello che serve per fare un trattato di pace.

Almeno una di queste l'hai conosciuta? Resta, stiamo parlando di te. Adesso, siccome questo è un periodo in cui sto frequentando un po' di ospedali, non per un problema mio di salute, ma di una persona cara, non riesco a staccarmi dal linguaggio dell'ospedale. Però quando parliamo di riunioni unite, Partiamo dalla cartella clinica. No, definiamola.

Che cos'è la riunionite? È un'infiammazione sicuramente del calendario. Ha un decorso purtroppo cronico ed è contagioso. Chi la contrae inizia a convocare poi dopo a sua volta. I numeri li ha messi in fila la Harvard Business Review.

Tre ricercatori hanno misurato il fenomeno. Un dirigente passa in riunione quasi 23 ore a settimana. Oh, ripeto, 23 ore a settimana. Negli anni 60 erano meno di 10. 23 ore.

È un contratto praticamente part- time. C'è gente che il proprio lavoro lo fa nei buchi tra una riunione e l'altra, di nascosto, come se fosse un vizio. E c'è anche gente che non ha mai tempo di lavorare, visto che sta sempre in riunione. Le stesse ricercatrici hanno interrogato 182 senior manager. Il 71% giudica le proprie riunioni improduttive e soprattutto inefficienti.

Sette dirigenti su dieci considerano inutile una cosa che occupa la metà della loro settimana e continuano però il giorno dopo a convocarla. E c'è di peggio. Ora segnatevi questo nome, Steven Rogelberg, perché è il maggiore studioso al mondo di riunioni. Sì, perché esiste anche questo mestiere. Comunque, lui ha misurato, con i colleghi, l'effetto del carico di riunioni sul benessere.

Più riunioni, più affaticamento, più senso di sovraccarico. con un dettaglio delizioso. L'effetto colpisce soprattutto chi ha voglia di concludere qualcosa in quella giornata. Chi va in riunione per fare, esce peggio di come è entrato. Chi va in riunione per esserci e basta, prospera nel suo territorio naturale.

Hai capito bene? La riunione punisce chi lavora o chi vuole lavorare. Rogelberg ha coniato anche un termine per il dopo, sindrome da recupero da riunione. Il tempo che serve per riprenderci e tornare a produrre ha un nome e un cognome. Come se fosse un infortunio sportivo, solo che il crociato te lo rompi una volta sola nella vita quando ti va bene.

Invece l'allineamento del martedì ti capiterà ogni martedì. Ora non vorrei che tu pensassi che la riunione è una cosa che colpisce solo te o soltanto la tua azienda. Qui siamo di fronte a una pandemia mondiale. Ti do tre indizi. Il primo.

Nel 1976, John Cleese, quello dei Monty Python, gira un film di formazione aziendale che si intitola Riunioni, maledette riunioni. Ci fonda sopra un'azienda e lo vende in mezzo mondo, mezzo secolo fa. Come cura, evidentemente, non ha funzionato. Secondo indizio. I cugini francesi hanno messo questa parola nel dizionario.

La mania delle riunioni di lavoro. Sta nel Robert tra le parole ufficiali della lingua francese. Quando un disturbo professionale entra nel dizionario smette però di essere un'opinione. Qui sono serio. È una epidemia certificata.

Terzo indizio. Negli anni 90 negli uffici americani circolava una tombola clandestina. Il bingo delle parole vuote. Ne vuoi qualcuna? Sinergia, proattività, valore aggiunto...

vinceva chi completava la cartella durante la riunione senza farsi scoprire. Ecco, questa è una bella idea per l'estate. A settembre torna e insegna ai tuoi colleghi come si gioca la tombola delle riunioni. Adesso mi chiederete... Ma perché succede?

Ecco, allora, torniamo alla corda. Perché la psicologia ci ha messo un secolo a dare un nome a quello che Ringelmann aveva misurato. Il nome arriva nel 1979. L'Atané e alcuni suoi collaboratori rifanno l'esperimento, questa volta senza corda. Chiedono alle persone di urlare e applaudire da soli e poi di replicarlo in gruppo.

E il risultato è clamorosamente lo stesso. In gruppo ciascuno produce meno. Lo chiamano social laughing, la pigrizia sociale. Non è un difetto morale, è un meccanismo quando la responsabilità si divide con qualcun altro, quando lo sforzo giustamente diminuisce. Se il risultato è di tutti, allora non è di nessuno.

Ti torna adesso la variante planetaria. Non è che i tuoi colleghi siano pigri, è la matematica. La somma dei contributi dei tuoi colleghi in una riunione è inferiore alla somma dei contributi singoli che i tuoi colleghi avrebbero potuto dare e che non hanno dato. Ma come dire tu? E allora quando il mio capo dice, chiama anche quello, chiama anche quello, facciamo entrare altre persone in riunione, è perché qua adesso entriamo nella cazzata planetaria, perché adesso arriva il colpo migliore.

Riguarda la riunione più amata di tutte, il brainstorming, la tempesta di cervelli. Nel 1987 due psicologi mettono alla prova la tempesta. Ci sono dei gruppi che generano le idee insieme e poi ci sono le stesse persone messe a generare idee invece da sole. Vince chi lavora da solo, e non di poco. I gruppi producono meno idee e di sicuro non le migliori.

Il motivo ha un nome tecnico, è il blocco di produzione, è una spiegazione che è anche un po' umiliante. Mentre uno parla, gli altri aspettano il turno per parlare ma non per ascoltare. E in coda le idee lentamente muoiono di vecchiaia. La tempesta di cervelli, l'unico posto al mondo dove quattro cervelli fanno meno di uno. Altro che tempesta.

se ce va bene una pioggerellina dai e adesso ascoltami perché ti racconto forse una delle cose più belle più rivelatrici che ho letto di recente e quando finalmente si decide qualcosa allora nelle riunioni allora le riunioni sono importanti c'è una legge la scritta nel 1957 Cyril Parkinson uno storico navale inglese con il gusto della cattiveria direi immagina un consiglio di amministrazione Punto 1 all'ordine del giorno. Costruire un reattore nucleare. Costo milioni di sterline. Approvato in due minuti e mezzo. Nessuno ci ha capito niente e nessuno vuole fare la figura dello scemo davanti agli altri.

Punto 2 all'ordine del giorno. L'idea è di costruire un capanno per le biciclette dei dipendenti. 45 minuti di dibattito sul materiale del tetto, sul colore, sul preventivo. Perché il capannone lo capiamo tutti. Sul reattore invece stiamo lì che taciamo perché sul capanno siamo tutti ingegneri.

Sul reattore invece è meglio non dire nulla. Ah, e c'è poi un punto undici all'ordine del giorno. Il caffè per le riunioni. 57-58 dollari l'anno. Un'ora e un quarto di discussione.

Parkinson la chiamò la legge della trivialità. Il tempo dedicato a un punto è inversamente proporzionale alla sua importanza. Oh, capiamoci, Parkinson non è scienza, eh. Era satira. Però in questa satira io ci ritrovo tantissima verità.

Ecco, adesso fermati un secondo e pensa all'ultima riunione da cui sei uscito contento. Sì, lo capisco, è agosto, la memoria è corta, ma ce ne sarà stata una di riunione da cui sei uscito contento. Non sopravvissuto, eh. Proprio contento. Ecco, prova a ricordare quante persone c'erano.

C'era una domanda precisa sul tavolo. Qualcuno, alla fine, ha deciso qualcosa. Se non ti viene in mente niente, non c'è stata proprio una riunione positiva nella tua vita, scusami, non volevo rovinarti l'estate. Però voglio darti un po' di speranza perché la parte assurda è che esiste una cura per la riunione. Ed è pure a buon mercato, non costa neanche tanto.

Primo rimedio. secondo alcuni togliere le sedie c'è stato un ricercatore che ha confrontato 111 gruppi di lavoro metà riuniti in piedi e metà seduti le riunioni da seduti sono durate il 34 per cento in più qualità delle decisioni grosso modo identica un terzo di tempo in più per decidere le stesse cose ma come mai quando stiamo seduti forse pensiamo meno o pensiamo peggio O stiamo abbastanza comodi per dire, vabbè, non fa nulla se la riunione dura un po' di più? Secondo rimedio, ricordati la storia della corda. Ogni mano in più tira di meno. E quindi l'idea è, taglia la lista degli invitati.

C'è questa regola di Bezos in Amazon, che utilizzava la regola delle due pizze. Se due pizze non bastano a sfamare i presenti, siamo troppi. È una regola americana, da noi andrebbe tirata un po' su, cambiata un po', però il principio resta. Chi non deve decidere non va invitato, va informato, giustamente, dopo. Il verbale non è un'esclusione, è un regalo, è un regalo bellissimo.

Non servivi, abbiamo fatto a meno di te, ma ti vogliamo informare. E poi la terza regola che a me piace tantissimo. Bisogna fare le agende delle riunioni fatte di domande e non di argomenti e soprattutto bisogna avere un orario di fine. Una riunione senza una domanda a cui rispondere non è una riunione, è un raduno. E poi, secondo me, le riunioni devono avere un tempo fisso e bisogna confrontarsi con quel tempo fisso.

15 minuti con i collaboratori, 20 minuti con i fornitori, 40 minuti per gli staff meeting, ma bisogna darsi delle regole di durata. Poi, alle volte... può durare un po' di più, ma nella maggior parte dei casi deve stare in quel periodo di tempo. Sì, vabbè, comoda la vita, dite voi, tu le riunioni, le convochi, e se sei tu l'invitato, un rimedio c'è anche in questo caso. In un celebre intervento TED l'hanno chiamato sindrome dell'accettazione automatica.

Arriva l'invito, non sai di cosa si tratta e clicchi partecipo. Come un riflesso del ginocchio con il martelletto. La prossima volta però, prima di cliccare, rispondi con una domanda devastante. Qual è l'ordine del giorno? Con grandissima educazione facciamo la rivoluzione.

siamo arrivati in riunione e ti devo un chiarimento certo a me le riunioni stanno sulle palle però quest'episodio non vorrei sembrasse un ingeneroso atto d'accusa verso le riunioni perché non lo è perché le riunioni non sono il nemico una riunione vera è una tecnologia meravigliosa persone che si guardano in faccia un conflitto che si scioglie una decisione che nessuno avrebbe mai preso da solo chi ha vissuto una riunione così se la ricorda anche dopo il punto è un altro Abbiamo preso lo strumento più costoso che un'organizzazione possiede, il tempo di tutti contemporaneamente, e lo usiamo come se fosse gratis. La riunione non si cura odiando le riunioni, si cura difendendole e quindi gestendole meglio. Poche, corte, con le persone giuste e una domanda vera sul tavolo. Non è produttività o culto della produttività, è semplicemente rispetto per il bene più importante, il tempo proprio e quello degli altri. Oh, ricordatela sta cosa della corda, perché è ancora lì.

E prima di convocare la prossima riunione guardala e chiediti, questa corda ha veramente bisogno di 20 mani o semplicemente di due che la tirano per bene? Ringelmann misurava buoi cavalli e contadini. non aveva mai visto un calendario condiviso di Outlook. E però aveva già capito tutto. Grazie per aver ascoltato Ti do la mia parola.

Oggi la parola è stata riunione. Adesso tre cose che puoi fare. La prima, scrivi nei commenti quale variante infesta la tua azienda e la tua agenda. l'epistolare, la ricorsiva, la fantasma, quella da palcoscenico, la planetaria, oppure raccontaci un nuovo ceppo, il bollettino clinico è sempre aperto. Sul mio profilo LinkedIn troverai il bestiario completo con 10 specie illustrate.

La seconda, condividi questo episodio con chi ha convocato una riunione che poteva essere risparmiata semplicemente con un'email. Non dirgli niente, condividi e basta, capirà. La terza, la più importante, scrivimi ad andrea- laudedio. it e dimmi qual è la tua parola. Io le leggo tutte e qualcuna, come questa, diventa un episodio.

Ci sentiamo la prossima settimana con una nuova idea, una nuova storia e una nuova parola. Ciao! Rifocast, i podcast del riformista.